Hace muchos
años entendí que mi profesión, estaba íntimamente relacionada con algunos de
los principios de la ciencia de la Administración, enunciados por el ingeniero francés
Henry Fayol. Fayol, uno de los
padres de la Administración –el otro indiscutiblemente fue F.W. Taylor- fue quien
definió en forma más precisa que la
función administrativa posee una incidencia decisiva sobre el personal de la
empresa. Su libro Administration industrielle et générale, publicado en
París en 1916, ha permitido acceder a sus más importantes conceptos sobre la
Administración.
Resulta importante destacar que las investigaciones de
Henry Fayol, se basaron en un
enfoque sintético, global y universal de la empresa, trascendiendo su época y
la rama de la industria en la cual se desempeñaba. Sus estudios le permitieron crear
una serie de 14 principios donde
entre otros se destacan la disciplina, la autoridad y la correcta delimitación
de funciones, lo que a su juicio toda empresa debería aplicar para lograr los
más altos índices de eficiencia.
Las “máximas” redactadas por Fayol, pueden aplicarse
con provecho a todo proyecto o emprendimiento humano. En nuestro caso, aquellas
que más contribuyen a un buen desempeño profesional en todas las actividades protocolares
o de organización de eventos que se diseñan, son las siguientes:
1) Conducción: También llamado por la
literatura de la Administración como principio de “la unidad de mando” indica
que una persona debe recibir órdenes de un sólo superior, evitando así, cruces
de indicaciones, confusión y un potencial conflicto.
2) Autoridad: si bien el cargo otorga la
autoridad formal, esto no siempre indica capacidad de liderazgo. Se necesita tener la capacidad moral de dar órdenes
y que ellas se cumplan.
3) Dirección: toda actividad debe poseer un
programa y todo objetivo una secuencia de procesos y el plan específico para su
logro, contando con un responsable para cada acción.
4) Centralización: a veces llamado principio de
“la delegación efectiva”, indica que cualquier actividad debe ser conducida por
una sola persona. Si bien un gerente mantiene la responsabilidad final, se
necesita delegar al capital humano la capacidad de supervisión de cada actividad asignada, y
con ella la responsabilidad subsecuente a las consecuencias obtenidas.
5) Resignación del interés particular al general:
los intereses de la empresa predominan por sobre las individualidades. El beneficio
de la mayoría es el objetivo principal.
6) Disciplina: las reglas de la empresa deben
ser respetadas por todos los empleados y también los principios básicos de
convivencia en ella. Un buen líder logra acuerdos justos frente a un conflicto
y aplica sanciones con justicia.
7) División del trabajo: una empresa se
desempeña adecuadamente si las funciones están bien delimitadas y divididas. Cada
persona debe ocupar el cargo más adecuado según sus talentos y especialidades, conocer
cómo es su trabajo y qué se espera de ella.
8) Jerarquía: una empresa debe poseer un organigrama
y una pirámide organizacional, donde la jerarquía de cargos deben estar
claramente definidos y expuestos.
9) Trabajo en equipo: El trabajo debe ser
colaborativo, lo que al mismo tiempo contribuye para generar un mejor ambiente
laboral.
Lo mencionado al inicio en este breve artículo, también
guarda relación con mi percepción acerca de que el Protocolo y Ceremonial son
transdisciplinas que se nutren de diferentes materias y ciencias, entre las
cuales podemos nombrar –si bien no exhaustivamente- las siguientes: Historia,
Derecho, Psicología, Sociología, Negociación y gracias a Fayol, la
Administración.
por Edith Pardo San Martín
(Se permite la reproducción de este artículo con
mención de la autora)
