El Profesional de Protocolo y Ceremonial en la Organización de Eventos

Este artículo nos permite conocer cuáles son las reales actividades y acciones que lleva a cabo un Profesional del Protocolo y Ceremonial en el contexto de la Organización de un Evento, desde la comprensión de la imagen que se desea transmitir hasta lograr que los asistentes al mismo no sean meros espectadores sino que se integren como auténticos actores

En la última década se ha visto incrementado el interés empresarial en promover la superación de objetivos, motivar al personal, formar equipos con sentido de pertenencia, hacer anuncios y reconocer trayectorias, agasajar, conmemorar aniversarios o dar a conocer nuevos servicios o productos de manera no tradicional.
 

Estas necesidades han encontrado su respuesta en el desarrollo de los eventos corporativos.

En este sentido, una audiencia cautiva permite transmitir una idea, trabajar en el desarrollo de equipos, motivar, y por sobre todo, generar un vínculo personal y directo mediante un canal exclusivo de comunicación institucional.

Las personas que trabajen en la Organización de Eventos deberán ser profesionales de la comunicación especializados en distintas áreas, puesto que ellos crean, organizan y producen entre otros: congresos, exposiciones, ferias o festivales, lo cual constituye un campo enpleno desarrollo.

Ellas deberán poseer diversas competencias que posibiliten la planificación, gestión y programación de un evento, logrando una adecuada estrategia de comunicación empresarial desde su concepción hasta su evaluación pasando por el diseño, la ejecución, la gestión económica y la logística.

Esto implica dominar todos los aspectos relativos a la organización de un evento, con capacidad de liderazgo, respeto por la diversidad, flexibilidad en la negociación, amplitud de criterio, habilidad para la coordinación, dinamismo y sutileza en la comunicación, inteligencia para la elección de recursos y medios y talento para la singularización de productos.
 

Específicamente, la habilidad para la coordinación y la flexibilidad en la negociación, como competencias mencionadas anteriormente, sumadas al conocimiento del Protocolo y el Ceremonial, resultan imprescindibles a la hora de constituir un equipo exitoso.

El Profesional del Protocolo y Ceremonial en la Organización de Eventos Corporativos

Estos profesionales están capacitados para asesorar en todos los aspectos relacionados con la organización de todo tipo de reuniones. Por ejemplo, su consejo es muy apreciado en el montaje de las ceremonias de apertura y clausura de un congreso. En este tipo de actos, generalmente, se invita a personalidades del Estado o de otros ámbitos que realzan y prestigian con su presencia al evento en sí mismo, por lo que es preciso conocer (en el caso de Funcionarios) el Orden de Precedencias Nacional para ubicarlos en el lugar que les corresponde por su jerarquía.

De igual manera, asesora entre otros tópicos, en la colocación correcta y adecuada de los símbolos nacionales, provinciales y corporativos.

Un Profesional del Protocolo y Ceremonial (PyC) está acostumbrado a planificar acciones en función de todas las personas que compartirán un evento especial.

Por su formación, se encuentra en óptimas condiciones para respetar las jerarquías y precedencias, tanto de los anfitriones del evento así como el de los invitados, previniendo posibles conflictos y solucionando sobre la marcha, y con gran solvencia, las situaciones difíciles que a menudo se presentan cuando muchas personalidades con poder o prestigio convergen a una misma hora y en un espacio reducido.

Por otra parte, un Profesional de PyC reconocido en su medio, está relacionado con todos los otros profesionales de Protocolo, entre otros, del mundo oficial, diplomático y empresarial nacional e internacional.

Esto facilita una relación fluida y constante en el caso de Visitas Oficiales, como también el tratamiento que se debe dispensar a Funcionarios, Embajadores, Presidentes o CEO´s de otras empresas, al mismo tiempo de contar con la posibilidad de acceder a sus agendas de antemano, chequeando con sus colegas la asistencia y participación de estas personalidades que prestigiarán el evento.

La premisa básica de un Profesional de PyC es: trabajo en equipo.

Este equipo, bajo su dirección: planifica, organiza, cronometra, prevé contingencias, las soluciona aún sobre la marcha y en general, asegura el éxito del evento y la obtención de los objetivos deseados.

Quizás, la importancia de muchas de estas actividades no resulte evidente a quienes no estén familiarizados con este tipo de trabajo. Sin embargo, ellas pueden constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso de una organización en especial.

Por ejemplo, el cronometrado de actividades resulta de vital importancia en la inauguración de una planta industrial. Esto implica: realizar un proyecto general previo en el que se tomarán notas de quiénes llegarán al lugar, cuándo, cómo y por quiénes serán recibidos. Luego la planificación del recorrido de la planta en sí, tomando medidas, tiempos y distancias, a la vez de establecer diferentes escenarios que contemplen potenciales contingencias. 

 

Finalmente, efectuar un ensayo para verificar que lo proyectado en teoría sea factible de cumplir en la práctica. Esta acción permitirá realizar el programa definitivo del acto en sí, habiendo incorporado por ejemplo, el corte simbólico de cintas, colocación de placas conmemorativas, etc.… ¡hasta la finalización del mismo! Toda una hazaña que deberá ser realizada con un cronómetro verdadero en la mano.

Para finalizar, y a modo de síntesis, se cita a continuación la definición del Dr. Felio Vilarrubias Solanes, prestigioso catedrático español Director Honorario de los Postgrados de Protocolo y ceremonial de la Universidad de Oviedo del Principado de Asturias: “Protocolo es el conjunto de Normas legales, protocolarizadas en documento oficial solemne, que recogiendo costumbres y tradiciones de uso inveterado, en un determinado territorio o aceptadas como un instrumento para regular las relaciones internacionales, disponen –en los actos oficiales- la ordenación y fijan las precedencias de Autoridades, de los Símbolos, Distinciones y Honores que configuran una imagen plástica de Poder”.